บทที่ 8 การพิมพ์ข้อมูลจากโปรแกรมคำนวณและการประยุกต์ใช้ในการนำเสนอ

การประยุกต์ใช้งานโปรแกรม

                ปัจจุบันมีการใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ประยุกต์ทำงานได้หลายอย่าง ผู้ใช้ควรเรียนรู้ว่าใครควร จะใช้โปรแกรมใด ใช้ทำอะไร และใช้อย่างไร ตัวอย่างเช่น นักวิเคราะห์ใช้โปรแกรมตารางทำงานการคำนวณยอดขาย นักออกแบบกราฟิกใช้โปรแกรม Adobe Photoshop ตกแต่งภาพ   เลขานุการใช้โปรแกรม ประมวลผลคำพิมพ์จดหมาย และใช้อีเมล์ในการติดต่อสื่อสารผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

                ซอฟต์แวร์ประยุกต์เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานด้านต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งถ้าโปรแกรมพัฒนาขึ้นเพื่อความต้องการเฉพาะขององค์การใดองค์การหนึ่ง จะเรียกซอฟต์แวร์ประเภทนี้ว่า ซอฟต์แวร์เฉพาะงาน (Custom program หรือ Tailor-made software) ซึ่งข้อดีคือ โปรแกรมสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามความประสงค์ของหน่วยงาน แต่ข้อเสียคือซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะใช้เวลาในการพัฒนานานและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง

                ด้วยเหตุผลดังกล่าว จึงได้มีการพัฒนาโปรแกรมที่ใช้สำหรับงานทั่ว ๆ ไป (General purpose software) หรือบางครั้งเรียกว่า โปรแกรมสำเร็จรูป (Package software) เป็นซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ (Commercial software) ที่ผู้ใช้สามารถซื้อไปประยุกต์ใช้งานได้ทันที

ประเภทของซอฟต์แวร์ประยุกต์

                ซอฟต์แวร์ประยุกต์แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐานและซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน หากคุณต้องการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์เอกสาร คำนวณ จัดการหลักฐานข้อมูล และทำงานนำเสนอ สามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน สำหรับซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงานเป็นซอฟต์แวร์ สำหรับงานเฉพาะอย่างและสำหรับแต่ละสาขาอาชีพ ซึ่งจะรวมถึงซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับเว็บด้วย ตัวอย่างเช่น นักออกแบบกราฟิกใช้โปรแกรม Adobe Photoshop ในการจัดการเกี่ยวกับภาพกราฟิกต่าง ๆ และบริษัทสายการบินใช้โปรแกรมขายตั๋วเครื่องบินผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

                มีซอฟต์แวร์ประยุกต์จำนวนมากที่สามารถดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตมาใช้ได้ฟรี โดยจะเรียกซอฟต์แวร์เหล่านี้ว่า ฟรีแวร์ (Freeware) นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมประเภทแชร์แวร์ (Shareware) ซึ่งสามารถทดลองใช้ได้ก่อน ถ้าพอใจจึงจะติดต่อขอซื้อหรือขอรับรหัสการใช้งานแบบเต็มประสิทธิภาพ

                โดยทั่วไปซอฟต์แวร์ประยุกต์จะถูกติดตั้งในฮาร์ดดิสก์ของเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือขององค์การแต่ไม่นานมานี้มีซอฟต์แวร์ที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งลงในเครื่องของตนเอง แต่สามารถใช้งานผ่านเว็บได้ การใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานผ่านเว็บกำลังเป็นที่นิยมมากในระบบธุรกิจ เรียกซอฟต์แวร์ประยุกต์แบบนี้ว่า ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานผ่านเว็บ หรือ เว็บเบสแอพพลิเคชัน (Web based application)

                ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ประยุกต์หรือเอเอสพี (Application Service Provider : ASP) จะให้บริการแก่ผู้ใช้ในการเข้าถึงซอฟต์แวร์ประยุกต์บนเว็บไซต์นั้น ๆ โดยผู้ใช้จะต้องติดต่อไปยังเว็บไซต์ของผู้ให้บริการ คัดลอกซอฟต์แวร์ประยุกต์ไปยังหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ และดำเนินการประมวลผล ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ประยุกต์ส่วนใหญ่จัดเตรียมซอฟต์แวร์ไว้ให้หลากหลายประเภทและเก็บค่าบริการกับผู้ใช้

ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน

                ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน (Basic application) หรือบางครั้งเรียกว่าซอฟต์แวร์ประยุกต์อเนกประสงค์ (General-purpose application) หรือ ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มผลผลิต (Productivity application) เป็นซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลาย ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ  โปรแกรมตารางทำงาน โปรแกรม นำเสนอ และโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล

1. โปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรมประมวลผลคำ (Word processor) เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ใช้ในการสร้างเอกสาร (Document) ซึ่งมีการใช้งานกันอย่างแพร่หลายไม่ว่าจะเป็นบุคคลทั่วไปหรือตามองค์กรต่าง ๆ ใช้ในการสร้างงานเอกสารต่าง ๆ เช่น บันทึก จดหมาย คู่มือ และแผ่นพับ นอกจากนี้โปรแกรมประมวลผลคำยังสามารถใช้สำหรับการสร้างเว็บเพจส่วนตัวได้ด้วย โปรแกรมประมวลผลคำที่ใช้กันแพร่หลาย ได้แก่ Microsoft Word, Corel WordPerfect และ Lotus word Pro

2.โปรแกรมตารางทำการ

                โปรแกรมตารางทำงาน (Spreadsheet program) ใช้สำหรับคำนวณ วิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นตัวเลข และสร้างแผนภูมิ เช่น งบประมาณและรายงานทางการเงิน นิยมสำหรับผู้ใช้ในเกือบทุกสาขาอาชีพ เช่น ด้านการศึกษา อาจารย์ใช้เก็บข้อมูล คำนวณ หาค่าเฉลี่ย และผลการเรียนของนักศึกษา ด้านการตลาด อาจใช้สำหรับวิเคราะห์แนวโน้มเกี่ยวกับการขาย ด้านการเงิน อาจใช้สำหรับประเมินและวาดกราฟแนวโน้มราคาหุ้น

                โปรแกรมตารางทำการที่นิยมใช้กันมากมีอยู่ 3 โปรแกรม ได้แก่ Microsoft Excel, Corel Quattro Pro และ Lotus 1-2-3

                โปรแกรมตารางทำการ ใช้สำหรับจัดการข้อมูลที่เป็นตัวเลขและการสร้างไฟล์ข้อมูล ข้อมูลจะถูกเก็บ ไว้ในไฟล์สมุดงาน (Workbook file) ซึ่งประกอบด้วยแผ่นงาน (Worksheet) หรือแผ่นตารางทำการ (Spreadsheet)  หรือเรียกสั้น ๆ ว่า ชีท (Sheet) จำนวนหนึ่งแผ่นหรือมากกว่า แผ่นงานแต่ละแผ่นจะมีเส้นแบ่งระหว่างแถวและคอลัมน์ คอลัมน์จะถูกอ้างถึงโดยใช้ตัวอักษร แถวจะถูกอ้างถึงโดยใช้ตัวเลข ส่วนที่ตัดกันระหว่างแถวกับคอลัมน์ เรียกว่า เซลล์ (Cell) ตัวอย่างเช่น เซลล์ D8 เป็นส่วนที่ตัดกันระหว่างคอลัมน์ D และแถวที่ 8

                ในการป้อนข้อมูลลงเซลล์ สามารถพิมพ์ข้อความหรือตัวเลขก็ได้ เช่น ในภาพที่ 10.2 เซลล์ B8 มี ข้อความเป็น Food และเซลล์ D8 เป็นจำนวนเงินที่เป็นค่าใช้จ่ายของรายการดังกล่าว

                ข้อมูลตัวเลขอาจจะเกิดจากการพิมพ์เลขนั้นเข้าไปหรือเกิดจากสูตรก็ได้ สูตร (Formula) คือ คำสั่งที่ใช้ในการคำนวณหรือประมวลผล เช่น เซลล์ F15 (เป็นข้อมูลของ Net) เกิดจากการใช้สูตร = E5-E13 คือ เป็นค่าที่อยู่ในเซลล์ E5 (Wages) ลบค่าที่อยู่ในเซลล์ E13 (Total Expenses) ฟังก์ชัน (Function) คือ สูตรที่มีการจัดเตรียมไว้ล่วงหน้าโดยโปรแกรมตารางทำการ ใช้สำหรับการคำนวณต่าง ๆ เช่น หาค่าผลรวมของเซลล์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เซลล์ E13 เป็นผลจากการใช้ฟังก์ชัน =

SUM(D8:D12) เพื่อบวกค่าสะสมของเซลล์ D8 ถึง D12 ช่วงข้อมูล (Range) คือ เซลล์ที่อยู่ติดกัน ในกรณีตั้งแต่เซลล์ D8, D9, D10, D11, D12 และแสดงผลรวมในเซลล์ E13 โปรแกรมตารางทำการได้จัดเตรียมฟังก์ชันไว้หลากหลาย ได้แก่ ฟังก์ชันทางด้านการเงิน คณิตศาสตร์ สถิติ และด้านตรรกศาสตร์

3.       โปรแกรมนำเสนอ

                โปรแกรมนำเสนอ (Presentation program) ใช้เพื่อสร้างงานนำเสนอที่น่าสนใจและมีลักษณะเป็นมืออาชีพ นอกจากนั้นยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการสื่อสารข้อความ หรือชักจูงบุคคลให้มีความสนใจได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายการตลาดจะนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์ทางด้านการตลาด พนักงานขายนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการขายผลิตภัณฑ์ นักศึกษาใช้เพื่อนำเสนอรายงานที่ค้นคว้ามาได้ โปรแกรมนำเสนอที่นิยมใช้มี 3 โปรแกรม คือ Microsoft PowerPoint, Corel Presentations และ Lotus Freelance Graphics

                ไฟล์งานนำเสนอจะประกอบด้วยภาพนิ่ง (Slide) หลาย ๆ ภาพ โปรแกรมสร้างงานนำเสนอบางโปรแกรมมีการใช้วิซาร์ด (Wizard) อัตโนมัติช่วยแนะนำผู้ใช้ให้สามารถสร้างงานนำเสนอได้อย่างง่ายดาย รวมถึงมีเครื่องมือใช้เลือกสี โครงร่าง แม่แบบ ลูกเล่นต่าง ๆ และต้นแบบภาพนิ่ง

          4. โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล

                ฐานข้อมูล (Database) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ระบบจัดการฐานข้อมูล (Data base Management System : DBMS) เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับทำโครงสร้างของฐานข้อมูล และมีเครื่องมือต่าง ๆ สำหรับพิมพ์ แก้ไข และดึงข้อมูล

                ระบบจัดการฐานข้อมูลที่ออกแบบมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์และได้รับความนิยม ได้แก่ Microsoft Access, Corel Paradox และ Lotus Approach

                ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational database) เป็นฐานข้อมูลแบบโครงสร้างที่นิยมใช้กันมากที่สุด ข้อมูลจะถูกจัดเก็บอยู่ในตาราง (Table) ที่มีความสัมพันธ์กัน แต่ละตารางจะประกอบด้วยแถวที่เรียกว่า ระเบียน หรือ เรคอร์ด (Record) และคอลัมน์ที่เรียกว่า ฟิลด์ (Field) แต่ละ เรคอร์ด ประกอบฟิลด์ของสิ่งที่ต้องการเก็บข้อมูล เช่น บุคคล สถานที่ หรือสิ่งของ

                ระบบจัดการฐานข้อมูลได้จัดเตรียมเครื่องมือที่หลากหลายสำหรับสร้างและใช้ฐานข้อมูล เช่น เครื่องมือในการเรียงลำดับเรคอร์ดตามฟิลด์ที่เลือก แต่อย่างไรก็ตามประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของระบบจัดการฐานข้อมูลคือ ความสามารถในการค้นหาและดึงข้อมูลที่อยู่ในตารางต่าง ๆ ที่แยกกันได้โดยการใช้เครื่องมือในการสอบถามข้อมูล ฟอร์ม และรายงาน การสอบถามข้อมูล (Query) เป็นการเรียกค้นหาข้อมูลที่ต้องการฟอร์มจะมีลักษณะคล้ายแบบฟอร์มในกระดาษเพียงแต่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ประโยชน์ของฟอร์มคือใช้สำหรับเพิ่มข้อมูลเรคอร์ดใหม่หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีอยู่ ข้อมูลจากตารางและการสอบถามสามารถนำไปใช้สร้างรายงาน (Report) ได้

การใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างซอฟต์แวร์ประยุกต์ต่าง ๆ

                ความสามารถในการใช้ข้อมูลร่วมกันให้เกิดประโยชน์และความสะดวกสบายในการทำงานระหว่างโปรแกรมประยุกต์ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการทำงานนำเสนอ บางครั้งอาจจะต้องรวมแผนภูมิจากโปรแกรมตารางทำการหรือข้อมูลจากฐานข้อมูล ข้อมูลจากซอฟต์แวร์ประยุกต์หนึ่งจะสามารถนำไปใช้ร่วมกันระหว่างซอฟต์แวร์ประยุกต์อื่น ๆ ได้หลายทาง เช่น การคัดลอกและวาง การเชื่อมโยง และการฝังวัตถุ

                1. การคัดลอกและวาง เป็นวิธีที่ตรงที่สุดโดยเพียงแต่เลือกข้อมูลหรือวัตถุที่ต้องการแล้วใช้คำสั่งคัดลอก (Copy) จากนั้นเปิดไฟล์ที่ต้องการวางข้อมูลดังกล่าว วางตัวชี้ในตำแหน่งที่ต้องการแล้วใช้คำสั่งวาง (Paste) การใช้ข้อมูลร่วมกันในลักษณะนี้จะเป็นแบบอยู่คงที่คือ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลจากต้นทางจะไม่กระทบกับข้อมูลที่ถูกนำไปวาง

                2. การเชื่อมโยงและฝังวัตถุ (Object Linking and Embedding : OLE) เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก ทำให้สามารถใช้ข้อมูลหรือวัตถุ (Object) ที่สร้างจากโปรแกรมอื่นได้ ตัวอย่างเช่น

สามารถสร้างภาพแผนภาพจากโปรแกรมตารางทำการแล้วนำมาใส่ไว้ในเอกสารของโปรแกรมประมวลผลคำ

                3. การเชื่อมโยงวัตถุ (Object linking) เป็นการคัดลอกวัตถุจากไฟล์ต้นทาง (Source file) แล้วไปใส่ในไฟล์ปลายทาง (Destination file) จากนั้นการเชื่อมโยงระหว่างไฟล์ทั้งสองจะถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติ ถ้าไฟล์ต้นทางมีการเปลี่ยนแปลง วัตถุในไฟล์ปลายทางจะเปลี่ยนแปลงตามด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้านำแผนภาพจากโปรแกรมตารางทำการไปใส่ไว้ในเอกสารประมวลคำ แผนภาพนั้นจะปรากฏอยู่ในเอกสารประมวลผลคำ แต่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแผนภาพในแผ่นตารางทำการจะทำให้แผนภาพในเอกสารประมวลผลคำเปลี่ยนแปลงตามอย่างอัตโนมัติ

                4. การฝังวัตถุ (Object embedding) เป็นการนำวัตถุจากไฟล์ต้นทางไปฝังหรือรวมเข้าไว้กับเอกสารปลายทาง การฝังวัตถุจะทำให้สามารถเปิด และแก้ไขวัตถุจากไฟล์ต้นทางภายในไฟล์ปลายทางได้ โดยการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับวัตถุที่ฝังตัวจะไม่มีผลกับไฟล์ต้นทาง ตัวอย่างเช่น ถ้านำเอกสารจากโปรแกรมนำเสนอไปฝังในเอกสารประมวลผลคำซึ่งเป็นไฟล์ปลายทาง จะสามารถแก้ไขงานนำเสนอหรือแสดงการนำเสนอได้โดยตรงในเอกสารประมวลคำ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับวัตถุที่ถูกฝังในไฟล์ปลายทาง จะไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ต้นทาง

หน่วยที่ 7 การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศนำเสนองาน

หลัก การนำเสนอข้อมูลและสร้างสื่อนำเสนอ การนำเสนองานหรือผลงานนั้นสื่อนำเสนอเปรียบเสมือนสะพานเชื่อมเนื้อหา ของผู้บรรยายไปยังผู้ฟังและผู้ชม ดังนั้นสื่อจึงมีบทบาทสำคัญอย่างมาก สื่อที่ดี จะช่วยให้การถ่ายทอดเนื้อหาสาระทำได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ผู้ฟังและผู้ชมจะสามารถ จดจำเนื้อหาสาระได้นานและเข้าใจในเนื้อหาได้ดีมากขึ้น ความหมายการนำเสนอ การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้ชม ผู้ฟังโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุ ผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

1. เพื่อให้ผู้ชม ผู้ฟังรับเข้าใจสาระสำคัญของการนำเสนอข้อมูล

2. ให้ผู้ชม ผู้ฟังเกิดความประทับใจและนำไปสู่ความเชื่อถือในข้อมูลที่นำเสนอ

การ นำเสนอผลงานโดยใช้สื่อโสตทัศนูปกรณ์ มีผลในทางจิตวิทยาการเรียนรู้ ซึ่งได้มีการ ค้นพบจากการวิจัยว่าการรับรู้ข้อมูลโดยผ่านทางประสาทสัมผัสสองอย่าง คือ ตา และหูพร้อมกันนั้น ทำให้เกิดการรับรู้ที่ดีกว่าส่งผลในด้านความสามารถในการจดจำได้มากกว่าการ รับรู้โดยผ่านตา หรือ หูอย่างใดอย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียว จึงได้มีการพัฒนาสื่อโสตทัศนูปกรณ์รูปแบบต่าง ๆ ขึ้นมาใช้งาน โดยเฉพาะสื่อประสม

 หลักการพื้นฐานของการนำเสนอผลงาน มีจุดเน้นสำคัญดังนี้

1) การดึงดูดความสนใจ

โดย การออกแบบให้สิ่งที่ปรากฏต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจขึ้น เมื่อชมการนำเสนอ ดังนั้นการเลือกองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น สีพื้น แบบ สี และขนาดของตัวอักษร รูปประกอบ ต้องเหมาะสม สวยงาม

2) ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา

  ส่วนที่เป็นข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่ต้อง การสื่อความหมาย การใช้ภาพประกอบ มีประโยชน์มาก ดังคำพังเพยภาษาอังกฤษที่ว่า "A picture is worth a thousand words" หรือ "ภาพภาพหนึ่งนั้นมีค่าเทียบเท่ากับคำพูดหนึ่งพันคำ"  แต่ประโยค นี้คงไม่เป็นจริงหากภาพนั้นไม่มีความสัมพันธ์ อย่างสร้างสรรค์กับความหมายที่ต้องการสื่อ ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจใช้ภาพใดประกอบ จึงควรตอบคำถาม ให้ได้เสียก่อนว่าต้องการใช้ภาพเพื่อสื่อความหมายอะไรและภาพที่เลือกมานั้น สามารถทำหน้าที่สื่อความหมายเช่นนั้นจริงหรือไม่

3) ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย

  การสร้างจุดเน้นตามข้อ 1 และ 2 ข้าง ต้นต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายด้วย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก การใช้สีสด ๆ และภาพการ์ตูนมีความเหมาะสม แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหาที่นำเสนอเป็นเรื่องวิชาการหรือ ธุรกิจ การใช้สีสันมากเกินไปและการใช้รูปการ์ตูนอาจทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือเพราะขาด ภาพลักษณ์ของการเอาจริงเอาจังไป

หลักการเลือกใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพื่อการนำเสนองาน

พรพิมล  อรัญเวศ ได้เสนอหลักการเลือกซอฟต์แวร์ และหลักการนำเสนอผลงานโดยใช้ซอฟต์แวร์ไว้ ดังนี้

1) ทำความเข้าใจกับงานที่เราต้องการนำเสนอ

ก่อนการเลือกระบบสารสนเทศมาใช้ในการนำเสนองานนั้น เราต้องเข้าใจถึงลักษณะงานที่เราต้องการนำเสนอก่อนว่า เป็นงานในลักษณะใด เช่น เป็นข้อความ หรือมีการคำนวณหรือเป็นงานที่เกี่ยวกับการค้น การเก็บรักษาข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับงานนั้น ๆ

2) เลือกโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้

 เมื่อทราบลักษณะของงานที่ต้องการนำเสนอแล้ว เราจะเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับการนำเสนองานนั้น งานบางอย่างเราอาจใช้ระบบสารสนเทศในการนำเสนอได้หลายอย่าง เราอาจต้องเลือกว่าจะใช้ระบบใด  ผู้ ใช้ต้องมีความเข้าใจในความสามารถของระบบนั้น โดยเฉพาะในส่วนของซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมว่าแต่ละโปรแกรมมีความสามารถใดบ้าง เราอาจจะต้องทำการประเมินว่าโปรแกรมใดมีความเหมาะสมเพียงใด แล้วจึงเลือกโปรแกรมที่เห็นว่าเหมาะสมที่สุด

3) จัดหาเครื่องมือตามความต้องการของซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมแต่ละโปรแกรมมีความสามารถไม่เหมือนกัน ขนาดของโปรแกรมก็ไม่เท่ากัน ทำให้ความต้องการของฮาร์ดแวร์ในการทำงานตามโปรแกรมนั้นแตกต่างกัน ในคู่มือการใช้งานโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์นั้นจะบอกข้อกำหนดของฮาร์ดแวร์ที่ ต้องการสำหรับการใช้งานไว้ว่าจะต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง เราจะต้องจัดหาฮาร์ดแวร์ให้ได้ตามข้อกำหนดนั้นเพื่อให้สามารถใช้งาน ซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับระบบโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์นั้น ส่วนใหญ่สามารถนำมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มาตรฐานที่มีขายทั่วไปได้เลย ยกเว้นอุปกรณ์ประเภทเครื่องพิมพ์ที่อาจเลือกได้ตามความต้องการว่าเป็น เครื่องพิมพ์สีขาว/ดำ หรือหลายสี จอภาพจะใช้ขนาดใหญ่กี่นิ้ว หรือฮาร์ดดิสก์ที่อาจต้องดูขนาดความต้องการว่าซอฟต์แวร์มีขนาดเท่าใด และฮาร์ดดิสก์จะพอใช้หรือไม่ เพราะในไมโครคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่องนั้นเรามักจะบรรจุโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ ไว้หลายชนิด และปริมาณแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่เดิมอาจมากจนกระทั่งพื้นที่ที่เหลือไม่เพียงพอ ต่อการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปใหม่นั้น

4 ) การใช้งานโปรแกรม

ในการใช้งานนั้น นอกาจากผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจการทำงานของฮาร์ดแวร์ว่าใช้งานอย่างไรแล้ว รายละเอียดการใช้งานซอฟต์แวร์ ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อนการใช้งาน ส่วนใหญ่จะศึกษาจากคู่มือของโปรแกรมสำเร็จรูปนั้นเพื่อความเข้าใจในความ สามารถก่อน ปกติแล้วคู่มือการใช้งานมาจากเจ้าของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ซึ่งมักจะอธิบายถึงความสามารถตามฟังก์ชั่นที่มีอยู่ แต่มักจะไม่ค่อยมีตัวอย่างการประยุกต์ใช้ ผู้ใช้ต้องทดลองเอง จึงได้มีผู้ที่มีความรู้ความสามารถในโปรแกรมนั้น ๆ ทำคู่มือการใช้งานในลักษณะการประยุกต์ มีตัวอย่างของงานแสดงให้เห็น ทำให้สามารถเรียนรู้ได้รวดเร็วขึ้นและในปัจจุบันนี้มีการทำคู่มือการใช้งาน ในรูปของสื่อคอมพิวเตอร์ที่เข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น ทำเป็นซีดีการใช้งาน เป็นต้น ฉะนั้นผู้ใช้งานที่ยังไม่มีประสบการณ์จึงควรเรียนรู้จากคู่มือการใช้งาน ทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อน แล้วจึงลงมือปฏิบัติด้วยตนเอง

รูปแบบการนำเสนอข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ปัจจุบันที่นิยมใช้กันมี 2 รูปแบบ คือ

1.  การนำเสนอแบบ Web page

 เป็นรูปแบบการนำเสนอที่ใช้บนอินเทอร์เน็ต การนำเสนอแบบนี้สามารถสร้างการเชื่อมโยงที่สลับซับซ้อนระหว่างส่วนต่าง ๆ ตลอดจน สามารถสร้างการเชื่อมโยงเอกสารที่ต่างรูปแบบกันได้แต่ต้องใช้เวลาในการจัดทำ มากกว่า รูปแบบอื่นและผู้จัดทำต้องมีความรู้ความชำนาญในโปรแกรมที่ใช้สร้างเว็บเพจ

2.  การนำเสนอแบบ Slide Presentation

     เป็นการนำเสนอโดยใช้โปรแกรมนำเสนอ ซึ่งเป็นโปรแกรม ที่ใช้ง่ายมากมีรูปแบบการนำเสนอให้เลือกใช้หลายแบบ สามารถเรียกใช้ตาราง แผนภูมิ หรือรูปภาพประกอบ และตกแต่งด้วยสีสัน ทั้งสีพื้น สีของตัวอักษร รูปแบบฟอนต์ ของตัวอักษรได้ง่ายและสะดวก ในปัจจุบันสื่อนำเสนอรูปแบบ Slide Presentationหรือ สไลด์ดิจิทัล มักจะสร้างด้วยโปรแกรมในกลุ่ม Presentation เช่น Microsoft PowerPoint, OfficeTLE Impress เทคนิคการออกแบบสื่อนำเสนอ สื่อนำเสนอที่ดี ความมีความโดดเด่น น่าสนใจ จะเน้นความคิด “ หนึ่งสไลด์ต่อ หนึ่งความคิด ” มีการสรุปประเด็น หรือสาระสำคัญโดยมีแนวทาง 3 ประการในการออกแบบ ได้แกj

     1) สื่อความหมายได้รวดเร็ว สื่อนำเสนอที่ดีต้องสามารถสื่อความหมายให้ผู้ฟัง ผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว การออกแบบ สื่อนำเสนอในประเด็นนี้ผู้ออกแบบจะต้องทราบกลุ่มเป้าหมาย เนื้อหาสาระที่ต้องการนำเสนอ สถานที่ และเวลาที่ต้องการนำเสนอเพื่อประกอบการออกแบบสื่อ เช่น กลุ่มเป้าหมายขนาดเล็ก สื่อควรมีให้ความสำคัญกับผู้ฟังมากกว่าเนื้อหา สามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อมาใช้ได้อย่างเต็มที่ กลุ่มเป้าหมายที่มีลักษณะโต้ตอบ เช่นการนำเสนอทางวิชาการ การบรรยาย หรือฝึกอบรม สื่อนำเสนอควรให้ ความสำคัญกับเนื้อหารวมทั้งยังสามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อ มาใช้ได้อย่างเต็มที่เช่นกัน กลุ่มเป้าหมายเฉพาะกิจ เช่นผู้บริหาร นักวิชาการ สื่อนำเสนอจะต้องให้ความสำคัญกับเนื้อหาและตัว ผู้นำเสนอเป็นสำคัญเนื้อหาควรมุ่งเฉพาะเป้าหมายของการนำเสนอ ไม่เน้น Effect มากนัก กลุ่มเป้าหมายขนาดใหญ่ การนำเสนอมักใช้ความสำคัญกับผู้บรรยายมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ ดังนั้น สื่อนำเสนอไม่ควรเน้นที่ Effect แต่ควรให้ความสำคัญกับขนาดตัวอักษร สีตัวอักษร และลักษณะของสีพื้นสไลด์

     2) เนื้อหาเป็นลำดับ สื่อนำเสนอที่ดีควรมีการจัดลำดับเนื้อหาเป็นลำดับ มีระเบียบ ดูง่าย ไม่สับสนสิ่งที่ จะช่วยให้การออกแบบสื่อนำเสนอที่ต้องการจัดลำดับเนื้อหาให้เป็นระเบียบ และดูง่าย คือ

          2.1) รูป แบบเนื้อหา สื่อนำเสนอแต่ละสไลด์ ควรหลีกเลี่ยงการนำเสนอแบบย่อหน้า หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ควรใช้ เทคนิคการเน้นแนวคิดหลัก( Main Idea) ในแต่ละย่อหน้าด้วยสีที่โดดเด่น เช่น พื้นหลังสีขาว ตัวอักษรสีดำ ควรเน้นแนวคิดหลัก ( Main Idea)ด้วยสีแดงเป็นต้น แต่ละสไลด์เนื้อหาไม่ควรเกิน 6 – 8 บรรทัด ควรสรุปเนื้อหาให้เป็นหัวเรื่อง (Title) และหัวข้อ(Topic) หรือแนวคิดหลัก (Main Idea)

          2.2) แบบอักษร การควบคุมการแสดงข้อความในแต่ละสไลด์ ควรให้ความสำคัญ กับขนาดตัวอักษร ดังนี้

- หัวข้อใหญ่กำหนดขนาดตัวอักษรใหญ่กว่าหัวข้อย่อย

- เลือกใช้แบบอักษรที่เหมาะสม

- เปลี่ยนลักษณะของตัวอักษรนั้น ใช้ตัวหนาในข้อความที่ต้องการเน้น

- ใช้ช่องว่างในการจัดกลุ่มของเนื้อหา

- ข้อความที่ต้องการให้อ่านก่อน ควรจัดไว้ที่ตำแหน่งมุมซ้ายบนของหน้า

- พิมพ์ตัวอักษรลงกรอบที่วางแบบไว้แล้ว

- ขึ้นหัวข้อก่อนแล้วจึงอธิบายอย่างละเอียด

- ใช้สีที่แตกต่างกัน หรือตัวอักษรสีสลับกัน

     3) สื่อนำเสนอต้องสะดุดตาและน่าสนใจ สื่อนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีจุดเด่นน่าสนใจ สามารถดึงดูดสายตาของผู้ดู ผู้ฟังได้ ซึ่งจุดเด่นนี้ได้มาจากขนาดของตัวอักษรที่ใหญ่ หรือจากการใช้สีที่แตกต่างออกไป รวมถึง การเลือกใช้ภาพ การใช้สี และการใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ที่เหมาะสมประกอบ การนำเสนอ

         3.1) การใช้ภาพ เนื่องจากภาพจะช่วยให้ผู้ชม ผู้ฟัง สามารถจดจำได้นานกว่าตัวอักษร ดังนั้น การแปลงเนื้อหาให้เป็นรูปภาพหรือผังภาพก็เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถสร้างความ น่าสนใจ ให้กับสื่อที่นำเสนอการเลือกใช้ภาพก็ควรเลือกใช้ภาพที่มีลักษณะที่เหมาะสม กันและกัน คือถ้าในสไลด์นั้นเลือกใช้ ภาพถ่ายก็ควรใช้ภาพถ่ายกับภาพทุกภาพในสไลด์ แต่ถ้าเลือกใช้ภาพวาด ก็ควรเลือก ภาพวาดทั้งสไลด์เช่นกันดังนั้นจึงไม่ควรใช้ภาพวาดผสมกับภาพถ่าย ใส่เทคนิคที่น่าสนใจให้กับภาพเพื่อสร้างจุดเด่น การเอียงภาพ การเว้นช่องว่างรอบภาพ

การ เปลี่ยนสีภาพให้แตกต่างจากปกติ ควรระวังการเลือกใช้ภาพเป็นพื้นหลังสไลด์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ชมสนใจ พื้นสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ หรืออาจทำให้ผู้ชมไม่สนใจมองสไลด์เลยก็ได้ เนื่องจากภาพทำให้ตัวอักษรไม่โดดเด่น ไม่น่ามอง หรืออ่านยาก

         3.2) การใช้สี การเลือกใช้สี ควรเลือกใช้สีที่ตัดกันระหว่างสีตัวอักษร สีวัตถุ และสีพื้น เช่น เลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีขาวหรือสีอ่อน ๆ สีตัวอักษรก็ควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข็มหรือสีแดงเลือดหมู กรณีเลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีเข็ม ควรเลือกใช้สีตัวอักษรที่มองเห็นได้ชัด ในระยะไกลเช่น สีขาว สีฟ้าอ่อน ควรหลีกเลี่ยงการใช้สีในโทนร้อน เช่น สีแดงสด สีเหลือกสด สีเขียวสด สีวัตถุ สีแท่งกราฟหรือสีของตาราง ก็ควรเลือกให้เหมาะสมกับสีตัวอักษร และสีพื้นด้วย การเลือกใช้สีใด ๆ ก็ควรเป็นสีในชุดเดียวกันสำหรับสไลด์ทั้งหมด ไม่ควรใช้หนึ่งสี หนึ่งไลด์

         3.3) การใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ไม่ควรใส่ Effect มากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ผู้ชม ผู้ฟัง สนใจ Effect มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ หรืออาจไม่สนใจการนำเสนอเลยก็ได้ และ Effect ที่มากนี้จะเป็น การรบกวนการจดจำ การอ่าน หรือการชมอย่างรุนแรง เลือกใช้ Effect ไม่ควรเกิน 3 แบบ ในแต่ละสไลด์ควรเลือกใช้ Effectแสดงข้อความที่เลื่อนจากขอบ ซ้ายมาขอบขวา ของจอ เนื่องจากธรรมชาติการอ่านของคนไทยจะอ่านข้อความจากกรอบบนลงมา และอ่านจากด้านซ้ายไปด้านขวา

อุปกรณ์ดิจิทัลที่ช่วยในการนำเสนอผลงาน

อุ ปกรณ์ดิจิทัลที่สามารถถ่ายทอดภาพและเสียงในงานนำเสนอเพื่อให้งานนำเสนอมี คุณภาพ เข้าถึงผู้ชมและผู้ฟังได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีดังนี้

1. โพ รเจกเตอร์ (Projector) เป็นอุปกรณ์ฉายภาพที่ใช้ในการนำเสนอ โดยสามารถรองรับสัญญาณภาพจากคอมพิวเตอร์ เครื่องเล่นวีซีดี เครื่องเล่นดีวีดี และเครื่องกำเนิดภาพอื่น ๆ แล้วแสดงผล ขยายขนาดบนจอรับภาพช่วยให้มองเห็นได้ไกลขึ้น เหมาะสำหรับการนำเสนอข้อมูลในห้องประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นภาพหรือข้อความได้อย่างชัดเจน

2. วิ ชวลไลเซอร์ (Visualizer) เป็นอุปกรณ์ฉายภาพระบบดิจิทัลประเภทหนึ่ง ซึ่งพัฒนามาจากโอเวอร์เฮดหรือเครื่องฉายข้ามศีรษะ ใช้แสดงภาพวัตถุและเอกสารสู่จอรับภาพที่มีอยู่จริงได้เลย โดยไม่ต้องดัดแปลง อุปกรณ์นี้เหมาะสำหรับใช้ในการนำเสนองานต่าง ๆ โดยเฉพาะครู-อาจารย์ที่สอนหนังสือ และใช้ได้ดีในการนำเสนอภาพนิ่งมากกว่าภาพเคลื่อนไหว แต่ภาพที่แสดงออกมานั้นก็ให้ความคมชัด มีสีสดใส และมีโหมดของการแสดงภาพให้ปรับการทำงานด้วย การควบคุมการทำงานสามารถทำได้โดยใช้รีโมต

3. กล้อง ถ่ายรูปดิจิทัล (Digital Camera) เป็นอุปกรณ์รับภาพที่เปลี่ยนจากฟิล์มมาเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเมื่อถ่ายรูปที่ต้องการแล้ว รูปจะถูกเก็บลงในหน่วยความจำ (memory) ที่อยู่ในกล้อง เมื่อต้องการดูรูปทำได้โดยการถ่ายข้อมูลจากหน่วยความจำลงบนเครื่องพิมพ์หรือ เครื่องคอมพิวเตอร์ ภาพที่ได้จะมีขนาดตามที่ต้องการ สามารถย่อหรือขยาย ปรับแสงหรือเงาแล้วแต่ความพอใจหรือจะเพิ่มรูปแบบก็สามารถทำได้ และเมื่อจะถ่ายใหม่ ก็สามารถใช้หน่วยความจำเดิมได้เลย โดยไม่ต้องเสียเงินซื้อฟิล์ม

4. กล้อง ถ่ายวีดิทัศน์ดิจิทัล เป็นอุปกรณ์รับภาพที่บันทึกข้อมูล ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว และเสียง เก็บไว้ในหน่วยความจำแบบแฟลชภายในกล้อง สามารถย่อหรือขยาย ปรับแสงเงาของภาพได้ และในปัจจุบันสามารถคัดลอกข้อมูลลงในแผ่นดีวีดีได้เลย โดยไม่ต้องโอนลงในเครื่องคอมพิวเตอร์

5. คอมพิวเตอร์ ตั้งโต๊ะและคอมพิวเตอร์ขนาดสมุดบันทึกหรือโน้ตบุ๊ก เป็นอุปกรณ์ที่ใช้สร้างงานนำเสนอ เป็นสื่อกลางในการเชื่อมโยงอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น โพรเจกเตอร์ เพื่อนำเสนองาน และใช้นำเสนองานผ่านจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์

6. เครื่อง เล่นเสียง หรือเครื่องเล่นเอ็มพีสาม (MP3) เป็นอุปกรณ์ซึ่งบรรจุข้อมูลเสียงที่ใช้เล่นในคอมพิวเตอร์และสามารถถ่ายโอน ข้อมูลเข้าไปในคอมพิวเตอร์ได้ โดยข้อมูลเสียงนั้นใช้เทคโนโลยีบีบอัดให้มีขนาดเล็กลงมากกว่าข้อมูลเสียง ปกติถึง 12 เท่า แม้ขนาดข้อมูลจะเล็กลง แต่คุณภาพเสียงไม่ได้เสียไป อย่างไรก็ตาม หากเรานำข้อมูลเสียงจากเครื่องเล่น MP3 ไปเล่นในเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นเก่า จะได้เสียงในลักษณะกระตุกหรือใช้การไม่ได้เลย

7. โทรศัพท์ เคลื่อนที่บางรุ่น เป็นอุปกรณ์ตัวกลางที่ผู้ใช้สามารถนำเสนองานที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ไมโคร ซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ผ่านเครื่องโพรเจกเตอร์ได้สะดวก ง่ายต่อการติดตั้ง เพียงเชื่อมต่อโพรเจกเตอร์เข้ากับโทรศัพท์เคลื่อนที่ผ่านสายเคเบิล แล้วเชื่อมต่อโทรศัพท์เคลื่อนที่ด้วยบลูทูธ

นอก จากอุปกรณ์ดิจิทัลที่ช่วยในการนำเสนอผลงานแล้ว ยังมีส่วนประกอบที่สำคัญในการนำเสนองานคือ คำบรรยาย หรือบทพากย์ ซึ่งเป็นองค์ประกอบด้านโสตหรือเสียงนั่นเอง โดยมีวิธีการและหลักในการพิจารณาดังนี้

1. การ บรรยายสด เหมาะสำหรับการประชุมหรือสัมมนาที่ต้องการให้ผู้ชมมีส่วนร่วม เพราะผู้บรรยายในกรณีนี้เป็นผู้ที่รู้เรื่องราวเกี่ยวกับเนื้อหาเป็นอย่างดี รู้ว่าควรจะเน้นตรงจุดใดและปฏิกิริยาจากผู้ชมทำให้ผู้บรรยายรู้ว่าผู้ชม สามารถติดตามทำความเข้าใจได้เพียงพอหรือไม่รู้ว่าส่วนไหนจะต้องอธิบายขยาย ความมากน้อยเพียงใด

2. การ พากย์ เหมาะสำหรับเนื้อหาที่สามารถถ่ายทอดได้โดยไม่ต้องอาศัยการมีส่วนร่วม ของผู้ชม ข้อดีคือสามารถเลือกใช้เสียงพากย์ที่มีความไพเราะน่าฟัง สามารถเลือกใช้ดนตรี หรือเสียงประกอบ (Sound effect) เพื่อสร้างบรรยากาศ แต่ข้อเสียคือไม่มีความยืดหยุ่น ไม่สามารถปรับให้เหมาะสมกับความรู้สึกของผู้ชมในขณะนั้น